Reuniões cansativas e pouco produtivas? Veja dicas de gestão para melhorar isso

Reuniões são necessárias, mas objeto de muitas críticas das equipes, por serem muitas vezes longas e improdutivas.

Aqui está uma seleção de nossas dicas favoritas de gestão para conduzir reuniões eficazes.

Prepare-se para liderar uma reunião com alta carga emocional

Veja como manter os pés no chão e conduzir conversas de alto risco com clareza e serenidade.

— Visualize a reunião com antecedência. Imagine o ambiente, as pessoas e como você quer se sentir ao sair. Ensaiar mentalmente como abrirá a discussão lidará com a tensão e conduzirá à resolução. Antecipe desafios e planeje respostas calmas e confiantes.

— Reenquadre sua mentalidade. Antes da reunião, reflita sobre o que você aprecia nas pessoas envolvidas ou sobre os bons resultados que podem surgir da conversa. Essa pequena mudança fortalece a resiliência emocional e ajuda a abordar a interação com empatia e clareza.

— Ajuste o formato. Use as cinco questões — quem, o quê, onde, quando e por quê — para ajustar a logística.

— Inclua um tempo de folga. Reserve 10 minutos antes da reunião para se concentrar e 10 minutos depois para se recompor. Uma breve caminhada ou um momento de silêncio pode ajudar a manter a compostura e evitar levar o estresse para a próxima interação.

Esta dica foi adaptada de “How to Prepare for a Meeting Where Emotions Will Run High”, de Dina Denham Smith.

Evite a ressaca de reuniões na sua equipe

Uma reunião ruim não termina quando a chamada cai — ela persiste, drenando a produtividade e o moral da equipe. Para evitar essas “ressacas de reunião”, concentre-se em cinco estratégias-chave.

1. Não domine, facilite. Incentive a participação deixando que membros da equipe conduzam itens relevantes da pauta. Estruture as discussões para garantir que todos tenham voz.

2. Reduza a lista de participantes. Convide apenas quem é essencial para a discussão. Se alguém não precisa estar presente, peça contribuições antes da reunião ou envie um resumo depois.

3. Transforme pautas em planos de ação. Enquadre os itens da pauta como perguntas específicas que conduzam a decisões. Tópicos claros e orientados à ação mantêm as reuniões eficientes.

4. Faça cada minuto contar — e não estoure o horário. Defina reuniões com a menor duração necessária. Cumprir a pauta e encerrar no horário ajuda a manter o foco e reduz a frustração.

5. Exija responsabilização. Atribua responsáveis a cada ação e esclareça os próximos passos antes do término da reunião.

Esta dica foi adaptada de “The Hidden Toll of Meeting Hangovers”, de Brent N. Reed et al.

Aumente a participação da equipe nas reuniões

Comece esclarecendo expectativas. Delineie os comportamentos de apoio que você quer ver nas reuniões. Por exemplo, você pode dizer: “Como equipe, apoiamos uns aos outros, enfrentamos desafios juntos e nos comunicamos de forma construtiva”.

Modele esses comportamentos você mesmo e celebre quando os membros da equipe fizerem o mesmo.

Também é útil oferecer diferentes formas de contribuição — por exemplo, permitir contribuições por escrito antes, durante ou depois das reuniões. E considere alternar a facilitação entre todos os membros da equipe para dar a todos a chance de liderar. Dar um papel estruturado a quem costuma falar menos pode ajudar a empoderá-los a se manifestar.

Esta dica foi adaptada de “Your Team Members Aren’t Participating in Meetings. Here’s What to Do.”, de Luis Velasquez.

Ajuste as reuniões híbridas que estão com problemas

Como gestor, saiba melhorar as reuniões da sua equipe neste mundo híbrido.

— Trate as reuniões como uma parte importante da cultura da empresa. Que cultura de reuniões você quer para a sua equipe? Determine boas práticas e defina papéis e responsabilidades.

— Identifique e invista em líderes de reuniões. Conduzir reuniões eficazes é uma habilidade e, como qualquer habilidade, pode ser cultivada e fortalecida. Pesquisas recentes mostram que 54% de todas as reuniões são conduzidas por apenas 10% dos funcionários. Treinamentos direcionados para esse grupo de “usuários avançados” podem ajudar a promover uma cultura de reuniões mais saudável na equipe.

— Aproveite os dados. Uma das vantagens das reuniões virtuais é que elas geram dados que oferecem insights relevantes sobre produtividade, engajamento e até retenção — portanto, use-os.

Esta dica foi adaptada de “Hybrid Work Has Changed Meetings Forever”, de Mike Tolliver e Jonathan Sass.

Use a curiosidade para manter suas reuniões nos trilhos

Se suas reuniões são cronicamente desengajadoras, talvez seja hora de introduzir curiosidade na pauta para manter as pessoas focadas e tudo no rumo certo.

Primeiro, direcione a atenção da equipe para identificar o problema que vocês estão ali para resolver. Em vez de fazer isso por eles, peça que todos na sala definam o objetivo da reunião em uma frase. Esclarecer uma missão coletiva logo no início ajuda a alinhar a equipe e reduz confusões ou desvios irrelevantes.

Depois, deixe seus colaboradores falarem. Demonstre curiosidade, peça a opinião dos outros antes de compartilhar a sua e escute ativamente. Essa é uma forma poderosa de engajar e empoderar as pessoas.

Por fim, ofereça feedback — mas evite linguagem julgadora. Se você não tem certeza sobre uma ideia, investigue. Dizer simplesmente “conte mais” é uma maneira não julgadora de expressar curiosidade e manter o ritmo da reunião.

Esta dica foi adaptada de “How Curiosity Can Make Your Meetings — and Team — Better”, de Sabina Nawaz.

Tornando reuniões ruins melhores

Como melhorar reuniões quando você não é quem as conduz?

O melhor momento para intervir costuma ser antes mesmo de a reunião acontecer. Procure o organizador para perguntar se há uma pauta, materiais relevantes que possam ser compartilhados com antecedência ou algo que você possa fazer para ajudar na preparação.

Durante uma reunião que está saindo do tema, você pode tomar a iniciativa e recolocar a conversa nos trilhos. Retome a pauta, se houver uma. Se não houver, manifeste-se para esclarecer o objetivo da reunião e, em seguida, aponte quando a conversa parecer fora do assunto.

Após a reunião, procure o organizador para comparar anotações e esclarecer os próximos passos e quem é responsável por eles. Isso garantirá o acompanhamento.

Esta dica foi adaptada de “How to Improve a Meeting (When You’re Not in Charge)”, de Tijs Besieux e Amy C. Edmondson.

Executivos: repensem suas reuniões individuais

Em vez de promover alinhamento, o excesso de reuniões individuais costuma criar fragmentação, pensamento em silos e problemas de confiança. É hora de mudar a forma como você usa o tempo de reunião.

— Use reuniões individuais para desenvolvimento, não para operações. Faça essas reuniões trimestralmente e dedique-as ao crescimento de carreira e ao feedback — não a atualizações táticas. Reserve sessões de 90 minutos focadas em objetivos de liderança, não no status de projetos.

— Transfira a tomada de decisão para reuniões de capacidades. Identifique de cinco a sete capacidades centrais da sua organização — como inovação ou experiência do cliente — e realize reuniões recorrentes com os líderes multifuncionais relevantes. Isso garante clareza estratégica e uma execução mais rápida e alinhada.

— Coloque as pessoas certas na sala. Evite o trabalho de atualizar outros depois. Reuniões de capacidades reúnem os tomadores de decisão no momento certo, para que o alinhamento aconteça em tempo real, não de forma retroativa.

— Libere o tempo da equipe executiva. Quando as reuniões de capacidades cuidam do trabalho multifuncional, a equipe executiva completa pode se concentrar na estratégia do negócio e nas prioridades de longo prazo, em vez de reencenar decisões tomadas em outros fóruns. Centre as pautas das reuniões executivas em perguntas como “Quais são os poucos temas que exigem o peso total desta equipe?” ou “Onde nosso sistema precisa de realinhamento?”.

Esta dica foi adaptada de “Why Senior Leaders Should Stop Having So Many One-on-Ones”, de Ron Carucci.

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